¿Qué es un project charter?
Un project charter, en italiano «documento de inicio de proyecto«, es un documento formal utilizado en las prácticas de gestión de proyectos para definir y autorizar oficialmente un proyecto. Este documento es uno de los primeros pasos cruciales en el ciclo de vida de un proyecto y desempeña varias funciones importantes, aquí tienes algunos ejemplos.
- Definición del objetivo del proyecto: este documento establece el objetivo clave o los objetivos del proyecto de manera clara y concisa. Esto ayuda a asegurar que todos los miembros del equipo del proyecto tengan una comprensión común de los propósitos y objetivos.
- Autorización del proyecto: el project charter suele ser firmado por un ejecutivo o un responsable senior dentro de la organización, lo que representa un compromiso formal con el proyecto. Esta autorización otorga al equipo del proyecto la aprobación necesaria para proceder.
- Identificación de las partes interesadas: el documento enumera las partes interesadas clave que estarán involucradas o serán influenciadas por el proyecto. Esto ayuda a establecer quiénes deben participar en la planificación y ejecución del proyecto.
- Descripción de alto nivel del proyecto: el project charter ofrece una visión general del proyecto, incluyendo restricciones, requisitos iniciales, recursos disponibles y límites de tiempo. Es una vista inicial de las bases sobre las cuales se construirá el plan de proyecto detallado.
- Definición del responsable del proyecto: el documento nombra al responsable del proyecto o al director del proyecto, quien es responsable de la organización, planificación y gestión general del proyecto.
- Criterios de éxito: el project charter puede establecer los criterios de éxito que se utilizarán para evaluar la finalización y el éxito del proyecto. Estos criterios suelen ser medibles y específicos.
- Riesgos iniciales: el documento también puede identificar los riesgos iniciales conocidos que el proyecto podría enfrentar y sugerir algunas estrategias iniciales para abordarlos.
El project charter es una herramienta fundamental para garantizar que todos los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas comprendan claramente el proyecto, sus objetivos y los parámetros en los que se ejecutará. También sirve como punto de referencia durante todo el ciclo de vida del proyecto para evaluar si el trabajo cumple con las directrices iniciales y para gestionar las expectativas de las partes interesadas.
Cuándo crear un project charter
El project charter debe crearse al comienzo del proceso de inicio del proyecto, antes de que el trabajo real en el proyecto comience. Por lo general, el mejor momento para crear un project charter es justo después de la aprobación inicial del proyecto por parte de la organización o los responsables senior. Aquí hay algunas etapas específicas en las que debes crear un project charter.
- Conceptualización del proyecto: cuando se propone por primera vez la idea del proyecto, el project charter puede crearse para formalizar esta propuesta y obtener la aprobación preliminar de las partes interesadas. Esto ayuda a asegurar que el proyecto esté alineado con los objetivos organizativos.
- Inicio del proyecto: después de la aprobación inicial, el project charter se desarrolla en detalle durante la fase de inicio del proyecto. Durante esta fase, se definen de manera más específica las responsabilidades, los recursos y los detalles iniciales del proyecto. El project charter debe completarse antes de pasar a la fase de planificación del proyecto.
- Involucramiento de las partes interesadas: el project charter también es una oportunidad para involucrar a las partes interesadas clave, como los clientes, los miembros del equipo del proyecto y otros stakeholders. Puede servir como base para iniciar discusiones y negociaciones iniciales sobre el alcance y los objetivos del proyecto.
- Autorización formal: el project charter se utiliza para obtener la aprobación formal del proyecto por parte de un ejecutivo o una persona autorizada. Esta aprobación otorga al director del proyecto la autoridad para iniciar el proyecto y asignar recursos.
Cómo escribir un project charter
El desarrollo de un project charter requiere un proceso estructurado para asegurar que toda la información y los elementos clave se incluyan de manera clara y concisa. Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo escribir un project charter:
- Título del proyecto: comienza con un título claro y descriptivo para tu proyecto.
- Propósito y objetivos: explica por qué el proyecto es necesario y cuáles son los objetivos principales que se espera lograr. Asegúrate de que los objetivos sean medibles y coherentes con los objetivos de la organización.
- Partes interesadas: enumera todas las partes interesadas clave que estarán involucradas o serán afectadas por el proyecto, incluyendo los nombres y roles de las personas involucradas.
- Entregables principales: describe los resultados principales o productos que el proyecto tiene la intención de entregar. Estos deben ser específicos y cuantificables.
- Alcance del proyecto: define los límites del proyecto, es decir, lo que está incluido y lo que está excluido. Esto ayuda a evitar ambigüedades sobre el alcance del trabajo.
- Limitaciones: identifica todas las limitaciones conocidas que el proyecto deberá enfrentar, como restricciones presupuestarias, recursos limitados o plazos estrictos.
- Suposiciones: detalla todas las suposiciones en las que se basa el proyecto. Estas son las suposiciones fundamentales que afectan la planificación y ejecución del proyecto.
- Criterios de éxito: define los criterios que se utilizarán para evaluar el éxito del proyecto. Estos deben ser específicos y medibles.
- Responsable del proyecto: nombra al responsable del proyecto o al director del proyecto, especificando sus responsabilidades clave.
- Recursos iniciales: indica los recursos iniciales estimados necesarios para iniciar el proyecto, como presupuesto, personal y equipo.
- Aprobación: detalla los detalles sobre cómo y por quién se aprobará el project charter. Esto puede incluir firmas o un procedimiento específico de aprobación.
- Revisión y actualización: especifica cuándo se revisará y actualizará el project charter durante el ciclo de vida del proyecto, por ejemplo, en caso de cambios significativos en el alcance o las limitaciones.
- Otra información relevante: agrega cualquier otra información relevante o notas especiales que puedan influir en el proyecto.
Ejemplo de Project Charter
Sigue este ejemplo para desarrollar un modelo de project charter que puedas utilizar para tus proyectos. Una vez que hayas completado el project charter, asegúrate de compartirlo con todas las partes interesadas clave y obtener la aprobación formal de un ejecutivo o una persona autorizada. Con el propósito de facilitar el diseño de software, el project charter debe ser un documento claro y conciso que proporcione una base sólida para la planificación y ejecución del proyecto. A lo largo del ciclo de vida del proyecto, el project charter también puede servir como referencia para mantener el proyecto alineado con los objetivos establecidos inicialmente.
[Título del Proyecto] Project Charter
- Propósito y Objetivos
- Propósito: explicar brevemente por qué el proyecto es necesario.
- Objetivos: definir de manera clara y medible los objetivos del proyecto.
- Partes interesadas: listar todas las partes interesadas clave involucradas en el proyecto, incluyendo sus roles y responsabilidades.
- Entregables principales: enumerar los principales resultados o productos que el proyecto tiene la intención de entregar.
- Alcance del proyecto: definir los límites del proyecto, incluyendo lo que está incluido y lo que está excluido.
- Restricciones: identificar todas las restricciones conocidas que el proyecto deberá enfrentar, como limitaciones de presupuesto, recursos limitados o plazos estrictos.
- Suposiciones: listar las suposiciones clave en las que se basa el proyecto.
- Criterios de Éxito: definir los criterios específicos que se utilizarán para evaluar el éxito del proyecto.
- Responsable del Proyecto: nombrar al responsable del proyecto y especificar sus responsabilidades clave.
- Recursos Iniciales: indicar los recursos iniciales estimados necesarios para iniciar el proyecto, incluyendo presupuesto, personal y equipos.
- Aprobación: especificar cómo y por quién se aprobará el project charter. Incluye un espacio para firmas o el procedimiento de aprobación.
- Revisión y Actualización: indicar cuándo y cómo se revisará y actualizará el project charter durante el ciclo de vida del proyecto.
- Otra Información Relevante: agregar cualquier otra información relevante o notas especiales que puedan influir en el proyecto.
Aprobado por: [Nombre del Ejecutivo o Persona Autorizada] [Fecha]
Una vez que hayas personalizado la plantilla del project charter, puedes compartirla con tu equipo de proyecto y las partes interesadas para obtener la aprobación formal. Este documento debería servir como punto de referencia a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para garantizar que el trabajo permanezca alineado con los objetivos y expectativas iniciales.
