Cos’è un project charter?
Un project charter, in italiano “documento di avvio del progetto”, è un documento formale utilizzato nelle pratiche di gestione dei progetti per definire e autorizzare ufficialmente un progetto. Questo documento è uno dei primi passi cruciali nel ciclo di vita di un progetto e svolge diverse funzioni importanti, ecco di seguito qualche esempio.
- Definizione dell’obiettivo del progetto: questo documento stabilisce l’obiettivo chiave o gli obiettivi del progetto in modo chiaro e conciso. Questo aiuta a garantire che tutti i membri del team di progetto abbiano una comprensione comune degli scopi e degli obiettivi.
- Autorizzazione del progetto: il project charter viene di solito firmato da un dirigente o un responsabile senior all’interno dell’organizzazione, il che rappresenta un’impegno formale per il progetto. Questa autorizzazione conferisce al team del progetto l’approvazione necessaria per procedere.
- Identificazione delle parti interessate: il documento elenca le parti interessate chiave che saranno coinvolte o influenzate dal progetto. Questo aiuta a stabilire chi deve essere coinvolto nella pianificazione e nell’esecuzione del progetto.
- Descrizione ad alto livello del progetto: il project charter offre una visione panoramica del progetto, compresi i vincoli, i requisiti preliminari, le risorse disponibili e i limiti di tempo. È una panoramica iniziale delle basi su cui verrà costruito il piano di progetto dettagliato.
- Definizione del responsabile del progetto: il documento nomina il responsabile del progetto o il project manager, che è responsabile dell’organizzazione, della pianificazione e della gestione complessiva del progetto.
- Criteri di successo: il project charter può stabilire i criteri di successo che saranno utilizzati per valutare il completamento e il successo del progetto. Questi criteri sono spesso misurabili e specifici.
- Rischi iniziali: il documento può anche identificare i rischi iniziali noti che il progetto potrebbe affrontare e può suggerire alcune strategie iniziali per affrontarli.
Il project charter è uno strumento fondamentale per garantire che tutti i membri del team di progetto e le parti interessate comprendano chiaramente il progetto, i suoi obiettivi e i parametri in cui dovrà essere eseguito. Serve anche come punto di riferimento durante l’intero ciclo di vita del progetto per valutare se il lavoro è conforme alle direttive iniziali e per gestire le aspettative delle parti interessate.
Quando creare un project charter
Il project charter dovrebbe essere creato all’inizio del processo di avvio del progetto, prima che il lavoro effettivo sul progetto abbia inizio. In genere, il momento migliore per creare un project charter è subito dopo l’approvazione iniziale del progetto da parte dell’organizzazione o dei responsabili senior. Ecco alcune fasi specifiche in cui dovresti creare un project charter.
- Concettualizzazione del progetto: quando l’idea del progetto viene proposta per la prima volta, il project charter può essere creato per formalizzare questa proposta e ottenere l’approvazione preliminare da parte delle parti interessate. Questo aiuta a garantire che il progetto sia allineato agli obiettivi organizzativi.
- Avvio del progetto: dopo l’approvazione iniziale, il project charter viene sviluppato in dettaglio durante la fase di avvio del progetto. Durante questa fase, vengono definite in modo più specifico le obbligazioni, le risorse e i dettagli iniziali del progetto. Il project charter dovrebbe essere completato prima di passare alla fase di pianificazione del progetto.
- Coinvolgimento delle parti interessate: il project charter è anche un’opportunità per coinvolgere le parti interessate chiave, come i clienti, i membri del team di progetto e altri stakeholder. Può servire come base per avviare discussioni e negoziazioni iniziali sulla portata e gli obiettivi del progetto.
- Autorizzazione formale: il project charter viene utilizzato per ottenere l’approvazione formale del progetto da parte di un dirigente o di una persona autorizzata. Questa approvazione conferisce al project manager l’autorità per avviare il progetto e assegnare risorse.
Come scrivere un project charter
Lo sviluppo di un project charter richiede un processo strutturato per garantire che tutte le informazioni e gli elementi chiave siano inclusi in modo chiaro e conciso. Ecco una guida passo-passo su come scrivere un project charter:
- Titolo del progetto: inizia con un titolo chiaro e descrittivo per il tuo progetto.
- Scopo e obiettivi: spiega il motivo per cui il progetto è necessario e quali sono gli obiettivi principali che si prevede di raggiungere. Assicurati che gli obiettivi siano misurabili e coerenti con gli obiettivi dell’organizzazione.
- Parti interessate: elenca tutte le parti interessate chiave che saranno coinvolte o influenzate dal progetto, inclusi i nomi e i ruoli delle persone coinvolte.
- Deliverable principali: descrivi i principali risultati o prodotti che il progetto intende consegnare. Questi dovrebbero essere specifici e quantificabili.
- Portata del progetto: definisci i limiti del progetto, cioè ciò che è incluso e ciò che è escluso. Questo aiuta a evitare ambiguità sulla portata del lavoro.
- Vincoli: identifica tutti i vincoli noti che il progetto dovrà affrontare, come limiti di budget, risorse limitate o scadenze rigide.
- Assunzioni: elabora tutte le assunzioni su cui si basa il progetto. Queste sono le supposizioni fondamentali che influenzano la pianificazione e l’esecuzione del progetto.
- Criteri di successo: definisci i criteri che saranno utilizzati per valutare il successo del progetto. Questi dovrebbero essere specifici e misurabili.
- Responsabile del progetto: nominare il responsabile del progetto o il project manager, specificando le sue responsabilità chiave.
- Risorse iniziali: indica le risorse iniziali stimate necessarie per avviare il progetto, come budget, personale e attrezzature.
- Approvazione: elabora i dettagli su come e da chi il project charter sarà approvato. Questo può includere firme o una procedura specifica di approvazione.
- Revisione e aggiornamento: specifica quando il project charter sarà revisionato e aggiornato durante il ciclo di vita del progetto, ad esempio in caso di modifiche significative alla portata o ai vincoli.
- Altre informazioni pertinenti: aggiungi qualsiasi altra informazione rilevante o note speciali che potrebbero influenzare il progetto.
Esempio di Project Charter
Segui questo esempio per sviluppare un modello di project charter da utilizzare per i tuoi progetti. Una volta completato il project charter, assicurati di condividerlo con tutte le parti interessate chiave e di ottenere l’approvazione formale da parte di un dirigente o di una persona autorizzata. Ai fini di una più agevole progettazione del software, il project charter dovrebbe essere un documento chiaro e conciso che fornisce una base solida per la pianificazione e l’esecuzione del progetto. Durante il ciclo di vita del progetto, il project charter può anche servire come riferimento per mantenere il progetto allineato agli obiettivi stabiliti inizialmente.
[Titolo del Progetto] Project Charter
- Scopo e Obiettivi
- Scopo: spiegare brevemente perché il progetto è necessario.
- Obiettivi: definire in modo chiaro e misurabile gli obiettivi del progetto.
- Parti interessate: elencare tutte le parti interessate chiave coinvolte nel progetto, inclusi i loro ruoli e le loro responsabilità.
- Deliverable principali: elenca i principali risultati o prodotti che il progetto intende consegnare.
- Portata del progetto: definisci i limiti del progetto, inclusi ciò che è incluso e ciò che è escluso.
- Vincoli: identifica tutti i vincoli noti che il progetto dovrà affrontare, come limiti di budget, risorse limitate o scadenze rigide.
- Assunzioni: elenca le assunzioni chiave su cui si basa il progetto.
- Criteri di Successo: definisci i criteri specifici che saranno utilizzati per valutare il successo del progetto.
- Responsabile del Progetto: nominare il responsabile del progetto e specificare le sue responsabilità chiave.
- Risorse Iniziali: indica le risorse iniziali stimate necessarie per avviare il progetto, inclusi budget, personale e attrezzature.
- Approvazione: specifica come e da chi il project charter sarà approvato. Include uno spazio per le firme o la procedura di approvazione.
- Revisione e Aggiornamento: indica quando e come il project charter sarà revisionato e aggiornato durante il ciclo di vita del progetto.
- Altre Informazioni Pertinenti: aggiungi qualsiasi altra informazione rilevante o note speciali che potrebbero influenzare il progetto.
Approvato da: [Nome del Dirigente o Persona Autorizzata] [Data]
Una volta personalizzato il template di project charter, puoi condividerlo con il tuo team di progetto e con le parti interessate per ottenere l’approvazione formale. Questo documento dovrebbe servire come punto di riferimento durante l’intero ciclo di vita del progetto per garantire che il lavoro rimanga allineato agli obiettivi e alle aspettative iniziali.
